Datenschutzerklärung
Zuletzt aktualisiert: 24. März 2026
1. Wer ist verantwortlich?
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
WKT Systems OG
Untere Hauptstraße 13
3150 Wilhelmsburg, Österreich
E-Mail: office@wkt-systems.com
2. Websitebesuch
Wenn Sie unsere Website besuchen, speichert unser Server automatisch technische Informationen wie Ihre IP-Adresse, den aufgerufenen Seitenbereich und den verwendeten Browser. Das ist bei jeder Website so und dient ausschließlich der Sicherheit und dem technischen Betrieb.
Diese Daten werden nicht mit Ihren persönlichen Daten verknüpft. Log-Dateien werden durch ein automatisches Rotationssystem verwaltet: Sobald eine Datei 10 MB erreicht, wird ein neues Protokoll angelegt. Es werden maximal 5 Sicherungskopien je Log-Datei vorgehalten, ältere Einträge werden dabei automatisch überschrieben.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
3. Cookies
Wir verwenden keine Tracking- oder Werbe-Cookies. Die Website setzt lediglich ein technisch notwendiges Cookie, das Ihren Login speichert, damit Sie sich nicht bei jedem Seitenaufruf neu anmelden müssen. Dieses Cookie enthält keine persönlichen Daten.
Da wir keine Tracking-Cookies einsetzen, ist kein Cookie-Banner erforderlich.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (technisch notwendig).
4. Kontaktformular (wkt-systems.com)
Wenn Sie uns über das Kontaktformular auf unserer Unternehmenswebsite (wkt-systems.com) kontaktieren, öffnet sich Ihr lokales E-Mail-Programm mit einer vorausgefüllten Nachricht an office@wkt-systems.com. Die Daten werden dabei nicht über unsere Server geleitet und nicht von uns gespeichert. Der Versand erfolgt vollständig über Ihr eigenes E-Mail-Programm.
Hinweis: Das Kontaktformular am Ende des KI-Chatbots (Terminanfrage) ist davon getrennt und wird in Abschnitt 5 beschrieben.
5. KI-Chatbot
WKT Systems stellt einen KI-gestützten Chatbot bereit, den unsere Geschäftskunden (Handwerksbetriebe) auf ihren eigenen Websites einbetten. Wenn Sie einen solchen Chatbot nutzen, gilt folgendes:
Was wird gespeichert?
Ihr Gesprächsverlauf mit dem Chatbot (also Ihre Antworten auf die Fragen zu Raumart, Maßen, Bodentyp usw.) wird in unserer Datenbank gespeichert. Das passiert bei jeder Nutzung, damit die KI Ihnen eine passende Kostenschätzung erstellen kann.
Persönliche Daten wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und hochgeladene Fotos speichern wir nur dann, wenn Sie am Ende aktiv das Kontaktformular absenden und einen Termin anfragen. Diese Daten werden separat gespeichert und direkt an den zuständigen Betrieb weitergeleitet.
Wo werden die Daten gespeichert?
Alle Daten liegen auf Servern in Deutschland (Hetzner Online GmbH). Die Übertragung ist durchgehend verschlüsselt (HTTPS).
Wie lange werden Daten gespeichert?
Ihre Chat-Sitzungsdaten (Gesprächsverlauf, Raumangaben, Kostenschätzung) werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Kontaktdaten aus Terminanfragen (Name, E-Mail, Telefon) werden ebenfalls nach 30 Tagen automatisch entfernt. Darüber hinaus können Sie jederzeit eine vorzeitige Löschung verlangen, entweder über den Betrieb, auf dessen Website Sie den Chatbot genutzt haben, oder direkt bei uns unter office@wkt-systems.com.
Wer ist verantwortlich?
Wenn Sie den Chatbot über die Website eines Handwerksbetriebs nutzen, ist dieser Betrieb datenschutzrechtlich für Ihre Daten verantwortlich. WKT Systems verarbeitet die Daten in dessen Auftrag (sog. Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO). Mit jedem Betrieb, der unseren Chatbot einsetzt, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab.
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen (Erstellung der Kostenschätzung und Weiterleitung der Terminanfrage).
6. Welche Dienstleister nutzen wir?
Für den Betrieb des Chatbots arbeiten wir mit folgenden externen Dienstleistern zusammen. Diese erhalten nur die Daten, die für ihre Aufgabe notwendig sind, insbesondere Ihre Chat-Nachrichten, damit die KI eine Antwort berechnen kann.
Stellt das KI-Sprachmodell bereit, das Ihre Anfragen versteht und die Kostenschätzung erstellt. An OpenAI werden ausschließlich die Inhalte Ihrer Chat-Nachrichten übermittelt, keine Kontaktdaten oder sonstigen persönlichen Informationen. Bitte geben Sie im Chat keine persönlichen Daten ein.
Datentransfer in die USA auf Basis des EU-U.S. Data Privacy Frameworks (DPF) sowie EU-Standardvertragsklauseln (SCCs).
Datenschutzerklärung →Versendet E-Mails bei einer Terminanfrage: (1) Benachrichtigung mit Kostenschätzung und Ihren Kontaktdaten an den zuständigen Betrieb, (2) Bestätigungsmail mit der Kostenschätzung als PDF an Ihre E-Mail-Adresse. IONOS erhält dafür Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Terminvorschläge.
Verarbeitung in Deutschland.
Datenschutzerklärung →Hostet unsere gesamte Infrastruktur: Server, Datenbank und Anwendung.
Verarbeitung in Deutschland.
Datenschutzerklärung →7. Ihre Rechte
Sie haben jederzeit folgende Rechte gegenüber WKT Systems:
Sie können erfahren, welche Daten wir über Sie gespeichert haben.
Falsche Daten können Sie korrigieren lassen.
Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen.
Sie können verlangen, dass wir Ihre Daten vorerst nicht mehr verwenden.
Sie können Ihre Daten in einem lesbaren Format erhalten.
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen.
Sie können sich bei der Datenschutzbehörde Österreich beschweren: www.dsb.gv.at
Anfragen richten Sie bitte an: office@wkt-systems.com
8. Datensicherheit
Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (HTTPS) und auf gesicherten Servern in Deutschland gespeichert. Unsere Systeme sind durch Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsprüfungen geschützt.
9. Änderungen
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Die aktuelle Version ist immer auf dieser Seite abrufbar. Stand: 24. März 2026